Dematerializzazione e conservazione digitale
Dalla materiaal dato.
Presa in carico di archivi correnti, di deposito e storici: riordino secondo il metodo archivistico, riproduzione digitale e restituzione in forma interrogabile, senza che l’originale lasci il luogo in cui è custodito.
- datazioneca. 1380–139096%
- supportopergamena99%
- linguafrancese antico87%
- segnaturaMS · 467421100%
Ripresa in corso
Ambiti di intervento
Tre profili di committenza.
Archivio corrente o di deposito da trattare, cronoprogramma vincolato a un finanziamento, necessità di motivare l’affidamento negli atti.
Digitalizzazione massivaFondo da ordinare, inventariare o riprodurre, sottoposto a vincolo archivistico e a obblighi di tutela.
Patrimonio storicoNecessità di tecnologia di estrazione documentale già in esercizio, senza costituire un reparto di sviluppo interno.
Tecnologia in licenza
Che cosa facciamo
Trattiamo archivi vincolati e dati sensibili di pubbliche amministrazioni: li riordiniamo secondo il metodo archivistico , li digitalizziamo con catena di custodia documentata e li restituiamo dentro una piattaforma che li rende interrogabili — con la stessa impresa a rispondere di tutto.
Divisione software interna. Infrastruttura di intelligenza artificiale proprietaria. I dati non lasciano il perimetro nazionale.
Le cinque linee
Indice ragionato.
Non cinque prodotti a catalogo, ma cinque mestieri distinti, con interlocutori e linguaggi propri. La loro frequente sovrapposizione in una stessa commessa è la ragione per cui vengono presidiati insieme.
- 01Digitalizzazione massiva
Presa in carico di archivi su larga scala — pratiche edilizie, fascicoli sanitari, atti amministrativi, fascicoli del personale. Riordino, scansione ad alta produttività, OCR, indicizzazione, conservazione a norma.
- milioni di pagine per commessa
- conformità AgID
- cronoprogrammi da finanziamento
- 02Archivi e catalogazione
Lavoro archivistico vero: ricognizione, schedatura, ordinamento nel rispetto del vincolo, redazione di inventari, catalogazione secondo gli standard nazionali, scarto autorizzato.
- personale archivistico strutturato
- fondi vincolati
- inventari e strumenti di corredo
- 03Anamnesis
Piattaforma per l’interrogazione dell’archivio digitalizzato: estrazione con indice di affidabilità per campo, ancoraggio geografico, ricerca semantica, accesso con SPID e CIE, integrazione con pagoPA e interfacce verso i gestionali in uso.
- nessun lock-in
- dati sovrani
- interoperabilità
- 04Tecnologia in licenza
Le stesse componenti di Anamnesis, disponibili in licenza o in white label: motore di estrazione, scoring di affidabilità, geolocalizzazione dei dati, API.
- già in produzione su commesse pubbliche
- time-to-market
- meno dello sviluppo interno
- 05Patrimonio storico
Manoscritti, codici miniati, volumi antichi, fondi fotografici. Ripresa senza contatto su culla regolabile, luce fredda priva di UV e IR, controllo microclimatico, gestione del colore con target.
- laboratorio presso la sede di custodia
- l’opera non viene movimentata
- portali pubblici di consultazione
Il metodo
Il percorso del documento, dal faldone all’interrogazione.
Sei fasi, nessuna delle quali omissibile. La prima è quella che gli operatori del settore omettono con maggiore frequenza.
01 / 06
01Ricognizione
Ricognizione preliminare.
Sopralluogo sui locali di deposito, misurazione della consistenza in metri lineari, rilevazione dello stato di conservazione, individuazione dei fondi sottoposti a vincolo. Ne consegue un progetto di lavorazione, non una quotazione a corpo.
metri lineari · stato di conservazione · vincoli
02Riordino
Ordinamento del fondo.
Ordinamento nel rispetto del vincolo archivistico, ricostituzione delle serie, schedatura delle unità, formulazione della proposta di scarto da sottoporre ad autorizzazione. Prestazione di competenza archivistica, non operativa.
serie · fascicoli · scarto autorizzato
03Scansione
Ripresa del documento.
Scanner planetari per il materiale rilegato o fragile, scanner di produzione per la documentazione corrente. Risoluzione e gestione del colore calibrate sulla natura del supporto, non sul cronoprogramma. Catena di custodia registrata a ogni passaggio di consegne.
planetario · alta produttività · target colorimetrico
04Estrazione
Estrazione dei campi.
Riconoscimento ottico dei caratteri sull’intera massa documentaria, seguito dall’estrazione dei campi rilevanti — numero di protocollo, intestatario, data, riferimenti catastali. A ciascun campo è associato un indice di affidabilità consultabile.
OCR · campi strutturati · indice di affidabilità
05Conservazione
Versamento in conservazione.
Formazione dei pacchetti di versamento secondo le regole tecniche vigenti, con i metadati prescritti e le firme richieste. La titolarità dei dati resta in capo all’Ente, che può ottenerne in ogni momento l’esportazione integrale in formati aperti.
conservazione a norma · metadati · formati aperti
06Interrogazione
Interrogazione del fondo.
Versamento del fondo nella piattaforma Anamnesis: ricerca semantica, filtri sui campi estratti, collocazione cartografica ove pertinente, accesso autenticato con SPID e CIE. Il fascicolo che richiedeva tre giornate di ricerca diviene reperibile in pochi secondi.
ricerca semantica · mappa · SPID e CIE
Anamnesis
Trovare una pratica edilizia del 1962.
L’elemento rilevante non è l’impiego dell’intelligenza artificiale, bensì il tempo che intercorre fra l’istanza del cittadino e la risposta dell’ufficio.
In archivio
- 01Richiesta protocollata allo sportello
- 02Ricerca del riferimento sul registro cartaceo
- 03Discesa in deposito, individuazione della scaffalatura
- 04Estrazione del faldone, scorrimento dei fascicoli
- 05Fotocopia, ricomposizione, ricollocazione
3giorni lavorativi
Su Anamnesis
Digitare un termine di ricerca, oppure selezionare uno dei suggerimenti.
4secondi
La piattaforma AnamnesisDati di esempio, predisposti a fini dimostrativi. Nessun archivio reale viene interrogato da questa pagina.
Credenziali
Verificabili.
- 01
Archivi comunali in digitalizzazione nell’ambito del programma regionale FESR-FSE+ 2021-2027
Lavorazioni in corso con cronoprogramma vincolato ai termini di rendicontazione.
- 02
Volumi antichi di una biblioteca dichiarata di eccezionale interesse culturale con decreto ministeriale
Ripresa condotta presso la sede di custodia, senza movimentazione delle opere.
- 03
Portale documentale dei teatri dell’area mediterranea, programma Interreg Italia-Grecia
Progettazione e sviluppo interni: patrimoni cartacei e multimediali in consultazione unica.
- 04
Interlocuzione strutturata e continuativa con la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica
Prassi ordinaria per i fondi sottoposti a tutela e per le proposte di scarto.
Certificazioni
- ISO 9001qualità
- ISO/IEC 27001sicurezza delle informazioni
- ISO/IEC 27017sicurezza dei servizi cloud
- ISO/IEC 27018dati personali nel cloud
Sistemi di gestione certificati da organismo accreditato; estremi dei certificati allegati alla documentazione di gara. Infrastruttura di intelligenza artificiale proprietaria: i dati restano in Italia.
Caso studio
Una biblioteca dichiarata di eccezionale interesse culturale.
Volumi antichi ripresi senza contatto, con il laboratorio allestito nella sede di custodia: le opere non hanno mai lasciato la loro stanza. Illuminazione a luce fredda priva di UV e IR, culle a supporto regolabile, controllo microclimatico continuo, gestione del colore con target colorimetrici a ogni sessione.
- Riconoscimento
- Decreto ministeriale
- Movimentazione delle opere
- Nessuna
Contatti
Descrizione dell’archivio.
Cinque risposte sono sufficienti a stabilire se l’intervento sia praticabile e con quale ordine di grandezza. In caso negativo, viene comunicato immediatamente.
Profilo del richiedente
In alternativa, si può scrivere a info@dematerializzare.it