Linea 03
Anamnesis.
La piattaforma che rende interrogabile l’archivio digitalizzato. Non sostituisce il sistema di conservazione a norma: ne rende utilizzabile il contenuto da parte degli uffici e dei cittadini.
Destinatari
Amministrazioni che dispongono di un archivio già digitalizzato, o che ne stanno programmando la digitalizzazione e intendono definirne fin d’ora la destinazione d’uso.
In sintesi
- 01Che cosa facciamo
- Rendiamo interrogabile l’archivio già digitalizzato: ricerca per campi estratti, ricerca semantica, posizione sulla mappa, accesso con SPID e CIE.
- 02Per chi
- Amministrazioni che hanno digitalizzato, o stanno digitalizzando, e devono decidere come rendere il fondo consultabile.
- 03La differenza concreta
- Un fascicolo che richiedeva giornate di ricerca in deposito si reperisce in pochi secondi, con l’indicazione di quanto fidarsi di ciascun dato.
Il problema, prima della soluzione
La digitalizzazione assolve un obbligo e libera spazio fisico. Non riduce, di per sé, il tempo necessario a reperire un atto: un archivio riversato in immagini non indicizzate è un deposito che ha cambiato supporto.
Anamnesis interviene su questo scarto. Il fondo digitalizzato viene indicizzato per campi strutturati, reso interrogabile in linguaggio naturale e collegato, dove la natura dell’atto lo consente, alla sua posizione sul territorio.
Funzioni
- Estrazione con indice di affidabilità
- Ogni campo estratto dal documento reca un valore di affidabilità consultabile. L’operatore sa quali dati può assumere senza verifica e quali richiedono riscontro sull’immagine originale. Un sistema che non dichiara la propria incertezza non è utilizzabile in un procedimento amministrativo.
- Ricerca semantica sul fondo
- L’interrogazione avviene in linguaggio naturale e non richiede la conoscenza preventiva della struttura archivistica né della segnatura. I risultati restano riconducibili all’unità archivistica di provenienza.
- Ancoraggio geografico
- Gli atti che contengono riferimenti territoriali — indirizzi, particelle catastali, toponimi — sono collocati su base cartografica. La ricerca per area sostituisce la ricerca per nominativo quando il nominativo non è noto.
- Identità digitale e pagamenti
- Accesso mediante SPID e CIE per l’utenza esterna e per gli operatori interni. Integrazione con pagoPA per i procedimenti che comportano il versamento di diritti di ricerca o di riproduzione.
- Interoperabilità
- Interfacce di programmazione documentate verso i sistemi già in uso presso gli uffici: protocollo informatico, gestione documentale, sistemi informativi territoriali. La piattaforma si affianca all’esistente e non ne impone la sostituzione.
Caratteristiche dell’infrastruttura
- Ubicazione dei dati
- Territorio nazionale
- Modelli di elaborazione
- Proprietari
- Esportazione dei dati
- Integrale, in formati aperti
- Sviluppo del codice
- Divisione interna
L’elaborazione non comporta trasferimento dei dati fuori dal perimetro italiano
Nessun conferimento a servizi di terzi per l’inferenza
In ogni momento e senza oneri, su richiesta del titolare
Il software non è rivenduto da terzi
Adempimenti presidiati
- Conformità alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
- Trattamento in qualità di responsabile ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, con atto di designazione e istruzioni documentate.
- Registrazione degli accessi e tracciamento delle operazioni sui documenti, consultabili dal titolare.
- Certificazioni ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 e ISO/IEC 27018 sui sistemi di gestione della sicurezza e sul trattamento dei dati personali in ambiente cloud.
- Assenza di vincoli di dipendenza dal fornitore: la cessazione del rapporto non pregiudica la disponibilità del patrimonio informativo.
Un solo interlocutore
La digitalizzazione e la piattaforma provengono dallo stesso fornitore. Ne consegue che le scelte compiute in fase di ripresa — risoluzione, gestione del colore, schema dei metadati — sono già assunte in funzione dell’interrogazione successiva, e che la responsabilità di un’estrazione difettosa non è ripartibile fra soggetti diversi.
La piattaforma è comunque adottabile su fondi digitalizzati da terzi, previa verifica di qualità sulle immagini e sui metadati disponibili.
Dimostrazione su documentazione reale
La dimostrazione più utile si conduce su un campione della documentazione dell’Amministrazione, non su dati di esempio. È sufficiente un nucleo ridotto per rendere misurabile il risultato.
Concordare una dimostrazione