Linea 02
Ordinamento, riordino e catalogazione.
Intervento archivistico condotto da personale strutturato, nel rispetto del vincolo e del principio di provenienza. L’esito è uno strumento di corredo pubblicabile, non un elenco di scatole.
Destinatari
Biblioteche, teatri, musei, fondazioni, archivi storici comunali, archivi diocesani e capitolari, archivi d’impresa e di famiglia.
In sintesi
- 01Che cosa facciamo
- Ricognizione, schedatura e ordinamento nel rispetto del vincolo archivistico, fino alla redazione dell’inventario pubblicabile.
- 02Per chi
- Biblioteche, musei, teatri, fondazioni, archivi storici comunali, diocesani e d’impresa.
- 03Che cosa resta all’istituto
- Uno strumento di corredo conforme agli standard nazionali, in formati aperti ed esportabili: nessun vincolo al nostro sistema.
Impostazione metodologica
L’intervento muove dal principio di provenienza e dal rispetto dell’ordine originario. Ove l’ordinamento originario sia irrimediabilmente perduto, la ricostruzione è dichiarata e motivata nell’introduzione allo strumento di corredo, con indicazione dei criteri adottati e delle fonti utilizzate per la ricostruzione delle serie.
La schedatura è condotta a livello di unità archivistica, con approfondimento a livello di documento sulle serie di particolare rilevanza individuate d’intesa con l’istituto conservatore.
Fasi dell’intervento
01Ricognizione
Rilevazione della consistenza in metri lineari, verifica delle condizioni di conservazione e dei parametri ambientali dei locali, individuazione dei nuclei documentari e delle stratificazioni di precedenti ordinamenti.
02Schedatura
Descrizione analitica delle unità con rilevazione di estremi cronologici, contenuto, segnature originarie e successive, consistenza, stato di conservazione e note archivistiche.
03Ordinamento
Ricostituzione delle serie e delle sottoserie, definizione della struttura gerarchica del fondo, collocazione delle unità e apposizione delle segnature definitive.
04Selezione e scarto
Formulazione della proposta di scarto secondo i massimari vigenti, corredata dell’elenco analitico e trasmessa alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica per l’autorizzazione. Nessuna eliminazione precede il provvedimento autorizzativo.
05Redazione dell’inventario
Stesura dell’introduzione storico-istituzionale, della nota archivistica sui criteri di ordinamento e dell’inventario analitico, con indici dei nomi, dei luoghi e delle materie.
06Condizionamento
Ricondizionamento in materiali conformi agli standard di conservazione, con etichettatura riportante la segnatura definitiva e la struttura di riferimento.
Standard descrittivi adottati
La scelta dello standard è concordata con l’istituto conservatore e dichiarata nello strumento di corredo. La descrizione è prodotta in forma esportabile, così da non vincolare l’istituto al sistema informativo dell’affidatario.
- ISAD(G)
- Descrizione archivistica su più livelli, dal fondo all’unità documentaria, secondo lo standard generale internazionale.
- ISAAR(CPF)
- Trattazione dei soggetti produttori in record d’autorità distinti dalla descrizione del materiale, con relazioni fra soggetti e complessi documentari.
- Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche
- Produzione dei dati in formato conferibile al sistema, ove l’istituto conservatore ne faccia richiesta.
- Standard catalografici dell’Istituto centrale per il catalogo
- Applicati al materiale bibliografico e ai beni di natura non archivistica presenti nel fondo.
Fondi sottoposti a tutela
Il trattamento di fondi dichiarati di interesse storico particolarmente importante richiede interlocuzione preventiva e continuativa con la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica competente per territorio. Tale interlocuzione è parte ordinaria del metodo di lavoro e non un adempimento successivo.
La documentazione dell’intervento — relazione preliminare, criteri di ordinamento, proposta di scarto, inventario — è predisposta in forma idonea alla trasmissione all’organo di tutela.
Presidi
- Personale archivistico strutturato, non reperito per singola commessa.
- Rispetto del Codice dei beni culturali e del paesaggio, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.
- Nessuna eliminazione di documentazione in assenza di provvedimento autorizzativo.
- Descrizione prodotta in formati aperti ed esportabili: l’istituto conserva la disponibilità piena dei dati descrittivi.
- Sistemi di gestione certificati ISO 9001 e ISO/IEC 27001.
Rapporto con la digitalizzazione
L’ordinamento precede la digitalizzazione. Digitalizzare un fondo disordinato produce una massa di immagini prive di ancoraggio descrittivo, che l’istituto si troverà a dover ricondurre a ordine in un secondo momento e a costi superiori.
Ove l’intervento comprenda anche la riproduzione digitale, le immagini sono collegate alla descrizione a livello di unità, così che l’inventario resti lo strumento di accesso e le immagini ne costituiscano il corredo.
Valutazione preliminare del fondo
Una stima attendibile di durata e di costo richiede la visione diretta del materiale. La ricognizione preliminare si conclude con una relazione sulla consistenza, sullo stato di conservazione e sulle criticità rilevate.
Concordare una ricognizione