Linea 01

Digitalizzazione massiva per la Pubblica Amministrazione.

Presa in carico di archivi correnti e di deposito su larga scala, con restituzione in conservazione digitale a norma. La lavorazione è documentata in ogni passaggio e verificabile in contraddittorio.

Destinatari

Comuni e loro unioni, aziende sanitarie locali e ospedaliere, cliniche accreditate, istituzioni scolastiche, enti pubblici non economici e società a partecipazione pubblica.

In sintesi

01Che cosa facciamo: Prendiamo in carico l’intero archivio — riordino, scansione, riconoscimento del testo, versamento in conservazione a norma — e lo restituiamo interrogabile.
02Per chi: Comuni, aziende sanitarie, scuole ed enti pubblici con archivi correnti o di deposito da trattare su larga scala.
03Che cosa resta all’ente: Documentazione di collaudo lotto per lotto, catena di custodia tracciata e dati esportabili in formati aperti in qualunque momento.

Oggetto della prestazione

La prestazione ha per oggetto il trattamento integrale di fondi documentari di grande consistenza: pratiche edilizie, fascicoli sanitari, atti amministrativi, fascicoli del personale, documentazione scolastica e registri di protocollo.

Il trattamento comprende la ricognizione preliminare, il riordino secondo il metodo archivistico, la scansione, il riconoscimento ottico dei caratteri, l’indicizzazione e il versamento in conservazione digitale a norma. Le singole fasi sono scorporabili, ma la loro esecuzione disgiunta comporta oneri di ripresa che vengono rappresentati in sede di offerta.

Ordini di grandezza

Valori indicativi, da confermare in sede di sopralluogo. La produttività effettiva dipende dallo stato di conservazione e dal grado di disordine del fondo.

Consistenza per commessa: Milioni di pagine

Articolazione della lavorazione

01Ricognizione e progetto
Sopralluogo sui locali di deposito, misurazione della consistenza in metri lineari, rilevazione dello stato di conservazione e individuazione dei fondi sottoposti a vincolo. Ne consegue un progetto di lavorazione, non una quotazione a corpo.
02Riordino e schedatura
Ordinamento nel rispetto del vincolo archivistico, ricostituzione delle serie, schedatura delle unità e formulazione della proposta di scarto, sottoposta alla competente autorizzazione.
03Scansione
Ripresa con apparecchiature dimensionate sulla tipologia documentaria: scanner di produzione per la documentazione corrente, scanner planetari per il materiale rilegato o fragile. La catena di custodia è registrata a ogni passaggio di consegne.
04Riconoscimento e indicizzazione
Riconoscimento ottico dei caratteri sull’intera massa documentaria ed estrazione dei campi rilevanti — numero di protocollo, intestatario, data, riferimenti catastali. A ciascun campo estratto è associato un indice di affidabilità consultabile.
05Versamento in conservazione
Formazione dei pacchetti di versamento secondo le regole tecniche vigenti, con i metadati prescritti e le firme richieste, e trasmissione al sistema di conservazione indicato dall’Amministrazione.
06Collaudo e consegna
Verifica in contraddittorio su campione concordato, con rilievo degli scarti e rilavorazione a carico dell’affidatario. La documentazione di collaudo è parte della consegna.

Conformità e adempimenti

Gli obblighi che seguono sono presidiati nella prestazione ordinaria e documentati negli atti di consegna.

Conformità alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Trattamento dei dati personali in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, con atto di designazione e registro dei trattamenti.
Sistemi di gestione certificati ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 e ISO/IEC 27018.
Catena di custodia documentata: verbali di presa in carico, tracciabilità delle movimentazioni, verbali di riconsegna.
Interlocuzione con la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica per i fondi sottoposti a tutela e per le proposte di scarto.
Infrastruttura di elaborazione ubicata sul territorio nazionale: i dati non escono dal perimetro italiano.

Programmazione e finanziamenti

Le commesse in corso sono in larga parte finanziate da programmi con termini perentori. La pianificazione è costruita sulle scadenze di rendicontazione, non sulla comodità della lavorazione.

Cronoprogramma vincolante: Il piano di lavoro è articolato per lotti con termini intermedi verificabili, così da consentire rendicontazioni parziali e non esporre l’Ente al rischio di revoca.
Programma regionale FESR-FSE+ 2021-2027: Archivi comunali sono attualmente in digitalizzazione nell’ambito del programma. Le modalità di rendicontazione adottate sono già state applicate in tale contesto.
Continuità del servizio: La lavorazione può essere svolta presso i locali dell’Ente, così da non interrompere l’accesso agli atti da parte degli uffici e dei cittadini durante il periodo di trattamento.

Dopo la digitalizzazione

La conservazione a norma assolve l’obbligo di legge ma non rende l’archivio consultabile in modo efficiente. Il fondo digitalizzato può essere versato nella piattaforma Anamnesis, che ne consente l’interrogazione per campi estratti, la ricerca semantica e l’accesso autenticato tramite SPID e CIE.

La titolarità dei dati resta in capo all’Amministrazione, che può ottenerne in ogni momento l’esportazione integrale in formati aperti.

Sopralluogo preliminare

Per formulare un’ipotesi attendibile di costo e di durata è necessario un sopralluogo sui locali di deposito. Il sopralluogo non comporta oneri e si conclude con una relazione scritta sulla consistenza rilevata.

Richiedere un sopralluogo