Metodo
Sei fasi, nessuna delle quali è saltabile.
Quanto segue non è una descrizione promozionale del processo, ma l’articolazione contrattuale della prestazione. Ogni fase produce documentazione consegnabile e verificabile; l’omissione di una fase si riflette sulle successive in modo prevedibile, ed è per questo che viene rappresentata in sede di offerta anziché essere taciuta.
01 · Ricognizione
Rilevazione dello stato di fatto.
Il sopralluogo sui locali di deposito precede qualunque quantificazione. Si misura la consistenza in metri lineari, si rileva lo stato di conservazione del materiale e dei contenitori, si verificano i parametri termoigrometrici dell’ambiente e si individuano i nuclei sottoposti a vincolo o a particolari restrizioni di consultabilità.
Si rileva inoltre la presenza di ordinamenti precedenti, anche parziali o interrotti: la loro identificazione condiziona l’intero intervento, poiché un ordinamento storico, ancorché imperfetto, è esso stesso documento e non può essere cancellato senza motivazione.
Documentazione consegnata
- Relazione di ricognizione con misurazione della consistenza
- Rilevazione dello stato di conservazione, con indicazione dei materiali a rischio
- Elenco dei nuclei sottoposti a vincolo
- Progetto di lavorazione con articolazione in lotti e tempi
Errore che questa fase previene
La quotazione a corpo formulata sulla base di una consistenza dichiarata anziché misurata. Lo scostamento fra consistenza presunta e consistenza reale è la prima causa di contenzioso e di sforamento dei termini di finanziamento.
02 · Riordino
Ordinamento secondo il metodo archivistico.
L’ordinamento muove dal principio di provenienza e dal rispetto dell’ordine originario. Si ricostituiscono le serie, si definisce la struttura gerarchica del fondo, si schedano le unità e si appongono le segnature definitive.
Ove l’ordine originario risulti irrimediabilmente perduto, la ricostruzione è dichiarata e motivata nella nota archivistica, con indicazione dei criteri adottati. Contestualmente si formula la proposta di scarto secondo i massimari vigenti, che viene trasmessa alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica: nessuna eliminazione precede il provvedimento autorizzativo.
Documentazione consegnata
- Struttura del fondo in serie e sottoserie
- Schede delle unità archivistiche
- Proposta di scarto con elenco analitico
- Nota archivistica sui criteri di ordinamento adottati
Errore che questa fase previene
La digitalizzazione di un fondo disordinato. Ne risulta una massa di immagini priva di ancoraggio descrittivo, che l’ente dovrà ricondurre a ordine in un secondo momento e a costo superiore, avendo nel frattempo perso la possibilità di scartare ciò che non andava riprodotto.
03 · Ripresa
Riproduzione digitale calibrata sul materiale.
L’apparecchiatura è scelta in funzione della tipologia documentaria e non della produttività attesa: scanner di produzione per la documentazione corrente sciolta, scanner planetari a ripresa senza contatto per il materiale rilegato, fragile o di pregio.
La risoluzione e la gestione del colore sono definite in sede di progetto e verificate a ogni sessione mediante target colorimetrici inclusi nell’inquadratura. La catena di custodia è registrata a ogni passaggio di consegne, con verbali sottoscritti da entrambe le parti.
Documentazione consegnata
- File master in formato di conservazione, con profilo colore incorporato
- Derivati di consultazione
- Rapporti di sessione con i valori dei target colorimetrici
- Verbali di presa in carico e di riconsegna
Errore che questa fase previene
La ripresa a risoluzione insufficiente per il riconoscimento ottico dei caratteri, che obbliga a ripetere l’intera lavorazione dopo che il materiale è già stato ricollocato in deposito.
04 · Estrazione
Dal testo al dato strutturato.
Al riconoscimento ottico dei caratteri sull’intera massa segue l’estrazione dei campi rilevanti per la tipologia documentaria trattata: numero di protocollo, intestatario, estremi cronologici, oggetto del procedimento, riferimenti catastali.
A ciascun campo estratto è associato un indice di affidabilità. Tale valore non è un dettaglio tecnico: consente all’operatore di distinguere i dati che richiedono verifica da quelli che non la richiedono, anziché imporre il controllo integrale o la fiducia integrale.
Documentazione consegnata
- Testo riconosciuto, ricercabile e incorporato nel file di consultazione
- Campi strutturati in formato aperto
- Indice di affidabilità per singolo campo
- Misurazione dell’accuratezza su campione statistico concordato
05 · Conservazione
Versamento a norma.
I pacchetti di versamento sono formati secondo le regole tecniche vigenti, corredati dei metadati prescritti e delle firme richieste, e trasmessi al sistema di conservazione indicato dall’Amministrazione.
La titolarità dei dati resta in capo all’ente, che può ottenerne in qualunque momento l’esportazione integrale in formati aperti e senza oneri. Questa condizione è contrattuale e non discende dalla buona volontà del fornitore.
Documentazione consegnata
- Pacchetti di versamento conformi alle Linee guida AgID
- Metadati di conservazione
- Rapporto di esito del versamento
- Manuale delle operazioni svolte
06 · Interrogazione
Il fondo diventa consultabile.
La conservazione a norma assolve l’obbligo di legge ma non rende il fondo consultabile in modo efficiente. Il versamento nella piattaforma Anamnesis consente l’interrogazione per campi estratti, la ricerca semantica, l’ancoraggio geografico dei dati che contengono un riferimento territoriale e l’accesso autenticato tramite SPID e CIE.
È la fase in cui l’investimento diventa misurabile: il tempo di reperimento di un fascicolo passa dall’ordine delle giornate a quello dei secondi, e tale scarto è documentabile in sede di rendicontazione.
Documentazione consegnata
- Fondo interrogabile in piattaforma
- Profilazione degli accessi per ufficio e per ruolo
- Registro delle consultazioni
- Formazione del personale sull’uso dello strumento
Fasi scorporabili, con avvertenza
Le singole fasi possono essere affidate separatamente, e in taluni casi è ragionevole farlo. L’esecuzione disgiunta comporta però oneri di ripresa che vengono quantificati e rappresentati in sede di offerta anziché emergere a lavorazione avviata.
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