Quattro teatri, quattro archivi, un solo strumento di accesso.

Quattro istituti, in due Paesi, con tradizioni descrittive diverse e materiali di natura differente: locandine e bozzetti, fotografie di scena, registrazioni audio e video, corrispondenza amministrativa, partiture annotate.

La difficoltà non era tecnica ma archivistica: rendere interrogabili insieme fondi descritti secondo criteri divergenti senza appiattirne le specificità, e senza imporre a ciascun istituto di rifare da capo il proprio lavoro descrittivo.

È stato definito un livello descrittivo comune, sufficiente alla ricerca trasversale, mantenendo però integra la descrizione di dettaglio propria di ciascun istituto. La ricerca opera sul livello comune; la consultazione della singola unità restituisce la descrizione originale nella sua interezza.

I materiali multimediali sono stati trattati come documenti a pieno titolo e non come corredo: descritti, datati, attribuiti e resi consultabili con gli stessi criteri applicati alla documentazione cartacea.

Il portale è rivolto al pubblico e non ai soli addetti. Ne è conseguita una impostazione dell’interfaccia orientata a chi non conosce la struttura di un archivio teatrale, con percorsi di ingresso per spettacolo, per persona e per data, accanto alla navigazione per fondo destinata agli studiosi.

L’accessibilità è stata trattata come requisito di progetto e non come verifica finale: si tratta di un servizio pubblico, e la conformità è condizione di legittimità oltre che di utilità.