Più archivi comunali, un solo cronoprogramma da rispettare.

In una commessa finanziata, il termine di rendicontazione prevale su ogni altra considerazione: una lavorazione eseguita a regola d’arte ma consegnata oltre il termine espone l’ente alla revoca del contributo, e il danno non è recuperabile.

La pianificazione è stata pertanto costruita a ritroso dalle scadenze di rendicontazione, articolando ciascun archivio in lotti con termini intermedi verificabili che consentissero rendicontazioni parziali.

Le Amministrazioni sono state trattate in parallelo e non in sequenza, con squadre dedicate e stato di avanzamento consultabile da ciascuna per la propria parte.

La documentazione di collaudo è stata predisposta lotto per lotto anziché a fine commessa, così da rendere disponibile in ogni momento il materiale necessario alla rendicontazione senza attendere il completamento dell’intero intervento.

Gli archivi trattati sono in gran parte correnti o di deposito recente: la documentazione è cioè richiesta quotidianamente dagli uffici e dai cittadini. La sottrazione dei fascicoli per la durata della lavorazione non era praticabile.

La lavorazione è stata quindi svolta presso i locali degli enti, con procedura di richiamo urgente per le unità richieste allo sportello durante il trattamento.